Medarbetarundersökning
- Vad är en medarbetarundersökning?
- Varför är medarbetarundersökningar viktiga?
- Vad är en pulsundersökning?
- Vad är syftet med en medarbetarundersökning?
- Vad är en medarbetarundersökningsrapport och hur använder jag den?
- Hur genomför man en medarbetarundersökning?
- Vad är en bra svarsfrekvens för en medarbetarundersökning?
Vad är en medarbetarundersökning?
En medarbetarundersökning är ett frågeformulär och analysverktyg. Verktyget ger insikter om medarbetarnas engagemang, upplevelse och rekommendationer för förbättringar. Frågorna inkluderar områden som arbetsmiljö, arbetsupplevelse och engagemang, och identifierar problemområden samt ger effektiva förbättringsåtgärder.
I moderna organisationer sträcker sig medarbetarundersökningar långt bortom de traditionella årliga formulären med många frågor som täcker hela det gångna året. Moderna tillvägagångssätt innefattar kontinuerliga undersökningar där några utvalda frågor ställs regelbundet till alla medarbetare. Dessa frågor fokuserar på de viktigaste affärsområdena och syftar till att rikta medarbetarnas uppmärksamhet.
Fokusera på analys, insikter och åtgärder
Fokus för den moderna medarbetarundersökningen har förskjutits från enkel datainsamling till djupgående analys, rekommenderade förbättringsåtgärder och prognoser om risker. Genom att kombinera HR-masterdata med ny insamlad information och använda avancerad analys samt AI-verktyg, kan organisationer dra betydande insikter. Detta ger en klarare förståelse för medarbetarengagemang, upplevelse och förväntade framtida mönster för sjukfrånvaro och personalomsättning.
Var transparent och inkludera alla medarbetare
Genom tydliga dashboards på individ-, team- och ledningsnivå har hela organisationen tillgång till resultaten från undersökningarna. Detta möjliggör reflektion över den aktuella situationen och potentiella åtgärder. Det skapar också en effektiv inblandning av medarbetarna i strategiimplementeringen och stödjer cheferna i att föra en kontinuerlig och målinriktad dialog för ständiga förbättringar.
För moderna organisationer
Populums plattform för puls- och medarbetarundersökningar ger dig möjlighet att mäta, analysera och erhålla värdefulla insikter samt rekommendationer om ditt organisations engagemang och medarbetarupplevelse. Genom denna plattform kan du effektivt vidta åtgärder för att förbättra välbefinnande, engagemang och er företagskultur, samt lyckas med den mänskliga aspekten av transformationsprojekt. Nedan förklaras hur denna innovativa programvara har utvecklat medarbetarundersökningar för att stödja moderna arbetsmetoder.
Varför är medarbetarundersökningar
- 1. Feedback om medarbetarupplevelsen: Att förstå medarbetares och ledarens åsikter och erfarenheter är avgörande, då upplevelser är ”subjektiva föreställningar i huvudet på den som är berörd”. Det är viktigt att förstå hur medarbetarna ser på sitt arbete och sin arbetsmiljö. Medarbetarfeedback ger också insikter i människors välbefinnande och nuvarande situation, vilket kan hjälpa till med förbättringar.
- Hitta förbättringsområden: Feedback kan hjälpa att identifiera problem och vad som hindrar prestation.
- Att veta vad som fungerar bra: Feedback kan också ge insikter om vad som fungerar bra, vilken kan användas för att skapa bästa praxis och bygga vidare på dem.
- Följa trender: Genom att konsekvent ställa samma frågor över tid kan du följa utvecklingen och upptäcka förändringar inom de olika områden du mäter.
- Förutse personalrisker: Genom användning av AI-modeller kan du simulera förutsägelser baserat på historisk data och identifiera vilka delar av din organisation som har störst risk för frånvaro på grund av sjukfrånvaro eller uppsägning.
- Rikta förbättringsåtgärder: I en modern medarbetarundersökning med en analysplattform blir problemområden tydliga, vilket möjliggör enkla och effektiva förslag till åtgärder för att förbättra situationen.
- Bättre beslutsunderlag: Genom att få en djupare förståelse för medarbetarupplevelsen kan du skapa en mer korrekt och tydlig grund för beslutsfattande.
- Medarbetarengagemang och moral: När medarbetare aktivt bidrar till att forma företagets framtid, ökar deras engagemang och lojalitet gentemot att anamma det nya arbetssättet.
- Kontinuerlig förbättring: Genom regelbundna medarbetarundersökningar kan arbetskraftens fokus riktas mot viktiga områden. Genom att ge öppen åtkomst till undersökningsresultaten uppmuntras teamdialoger och aktivt engagemang i initiativ för ständig förbättring främjas.
- Inkluderande ledarskap: Genom att be om medarbetares åsikter skapas en känsla av att de blir lyssnade på, vilket ökar den psykologiska säkerheten och stärker lojalitet och förtroende. Psykologisk säkerhet, en viktig del av inkluderande ledarskap, leder till positiva resultat som högkvalitativt arbete, kreativitet och innovation.
- Användarvänlig: En digital modern medarbetarundersökning är lätt att använda och snabb för medarbetarna. Den automatiska analysen ger nya insikter och rekommendationer som fördjupar förståelsen för medarbetarupplevelsen i hela organisationen.
- Utveckla och upprätthålla organisationskultur: Genom att veta vad som fungerar bra och vad som inte gör det blir det enklare att forma en kultur som har större potential att lyckas och bestå över tiden.
När mer avancerad teknik blir tillgänglig, utvecklas fler tillämpningsområden för den moderna medarbetarundersökningen.
Varför är medarbetarnöjdhet viktigt?
Medarbetarnöjdhet är avgörande för att öka långsiktig produktivitet och behålla lönsamma kundrelationer. En positiv arbetsmiljö och hög medarbetarnöjdhet påverkar även rekrytering och att behålla talang inom organisationen. Dessutom ses det som en grundläggande faktor för att förbättra den övergripande kvaliteten.
I dagens arbetsklimat är medarbetarundersökningar avgörande för att mäta och förstå medarbetarnöjdhet. Genom analysplattformar kan du aktivt öka nöjdheten och främja en mer produktiv arbetsmiljö.
Är medarbetarundersökningar effektiva?
För att medarbetarundersökningar ska vara effektiva är valet av verktyg och hur resultaten används avgörande. Genom moderna, integrerade korta undersökningar i ett analysverktyg med HR-masterdata kan djupgående insikter erhållas med minimal insamlingsinsats. Att engagera medarbetare i förbättringsförslag och resultatdelning främjar hållbarhet och kontinuerlig förbättring.
”Där det finns ett högre engagemang, där ser vi att fler svarar på Teambarometern, där ser vi också att resultaten ökar … det är en gemensam ansats som inte bara är chefens ansvar utan ett resultat av ett aktivt medarbetarskap.”
Anders Westerholm
HR-direktör, Ambea
Vad är en pulsundersökning?
Vad är en pulsundersökning?
På Populum är en pulsundersökning mycket lik en modern medarbetarundersökning eftersom den har samma funktioner. Den största skillnaden är undersökningsfrekvensen, där pulsundersökningar oftare ses som en mycket frekvent mätning.
En pulsundersökning, även känd som pulsundersökning, samlar regelbundet in medarbetarfeedback på ett fåtal frågor, analyserar resultaten och ger rekommendationer. Den kan utföras veckovis, varannan vecka eller enligt ett anpassat tidsintervall. Vad som också utmärker en pulsundersökning är hur mätresultaten kombineras med HR-masterdata för att skapa en helhetsbild.
Pulsundersökningar kan ibland associeras med negativa uppfattningar eftersom arbetsgivare har varit ivriga att förstå medarbetarupplevelsen, men inte alltid haft ett genomarbetat system för att hantera resultaten. Därför genomför många organisationer idag kortare, moderna medarbetarundersökningar mindre frekvent än de traditionella pulsundersökningarna.
Varför ska man använda pulsundersökningar?
Pulsundersökningen är ett automatiskt digitalt verktyg som gör det enkelt att samla in feedback och analysera mätningsresultaten. En plattform för pulsundersökningar kan hantera stora mängder data och håller koll på trender över tid. AI-modeller används för att snabbt analysera fritextkommentarer och ge insikter som annars kanske inte skulle upptäckts.
Ursprungligen var medarbetarpulsundersökningen ett verktyg för att hantera frågor om engagemang, men idag används den för att förstå den totala medarbetarupplevelsen. När undersökningen genomförs på rätt sätt, uttrycker medarbetare att det inte är en vanlig undersökning; istället betraktas den som en ny form av kommunikation.
Vad är skillnaden mellan en medarbetarundersökning och en pulsmätning?
En traditionell medarbetarundersökning ställer betydligt fler frågor och genomförs mindre frekvent än en pulsmätning. Dessutom saknar en traditionell medarbetarundersökning vanligtvis stöd från en digital analysplattform för att omvandla mätningsresultaten till insikter och rekommenderade åtgärder. Pulsmätningar sparar mycket administrativ tid och arbetskraft.
På Populum använder vi pulsmätningstekniken för våra moderna medarbetarundersökning. Vi rekommenderar att kunder utföra mätningar var tredje vecka eller en gång i månaden. Det är av yttersta vikt att avsätta tid för att följa upp mätningsresultaten. Oftast är det bäst om resultaten från medarbetarundersökningen integreras i befintliga teammöten..
Vad är syftet med en medarbetarundersökning?
Syftet med en modern medarbetarundersökning är att med ett begränsat antal frågor regelbundet förstå och förbättra områden som inte fungerar bra samt förstärka framgångsrika områden. För att maximera insikterna bör frågorna fokusera på nyckelområden som är avgörande för organisationens framgång och som medarbetarna kan påverka, såsom medarbetar- och ledarskapsengagemang, välbefinnande, prestation, organisationskultur och deltagande i förändringsprocesser.
De typiska fallgroparna med medarbetarundersökningar
Utesluts medarbetare från resultaten
Att utesluta medarbetare från resultaten minskar undersökningens effektivitet. När medarbetare inte får tillgång till resultaten blir de mindre benägna att ge ärliga svar i framtiden.
Ställs det för många frågor
Traditionella medarbetarundersökningar ställer runt 90–100 frågor en gång om året eller vartannat år, vilket kan kännas utmattande att besvara då frågorna täcker för många områden
Efterfrågas feedback från en lång tidsperiod
Hjärnan fungerar optimalt när den ombeds om feedback nära inpå händelse. Att minnas händelser eller orosmoment från ett år tillbaka kan vara svårt, men också irrelevant för organisationens nuvarande verksamhet och mål.
Ingen agerar på feedbacken
När feedback bara samlas in men inte åtgärdas genomförs, kan medarbetarna tappa motivation att fortsätta svara.
Innan en medarbetarundersökning är det viktigt att överväga konsekvenserna av att begära åsikter. När organisationen efterfrågar feedback förväntar sig medarbetarna att de ska bli lyssnade på och att åtgärder ska vidtas för att förbättra situationen eller området med låga feedbackresultat. Att inte agera kan vara mer skadligt än att inte fråga alls. Även om du inte explicit ber om feedback kommer medarbetarna ändå ha åsikter och agera utifrån dem. Att inte uppmuntra dem att vara öppna förändrar inte det faktum att de fortfarande har sina åsikter och kommer att agera utifrån vad de tror är verkligt för dem, oavsett om du är medveten om det eller inte.
Innan en medarbetarundersökning är det viktigt att överväga konsekvenserna av att begära åsikter. När organisationen efterfrågar feedback förväntar sig medarbetarna att de ska bli lyssnade på och att åtgärder ska vidtas för att förbättra situationen eller området med låga feedbackresultat. Att inte agera kan vara mer skadligt än att inte fråga alls. Även om du inte explicit ber om feedback kommer medarbetarna ändå ha åsikter och agera utifrån dem. Att inte uppmuntra dem att vara öppna förändrar inte det faktum att de fortfarande har sina åsikter och kommer att agera utifrån vad de tror är verkligt för dem, oavsett om du är medveten om det eller inte.
Vad är en medarbetarundersökningsrapport och hur använder jag den?
Fokus-kort
I medarbetarundersökningens analysverktyg finns det fokus-kort som presenterar resultaten både i detalj och på en övergripande nivå. Fokus-korten innehåller dels
Trender: Följ utvecklingen över tid och jämför med teamet och den totala organisationen. Identifiera orsaker och strategier för att förbättra nedåtgående trender.
Skriftlig textanalys: Med hjälp av AI analyseras fritextkommentarer automatiskt efter avslutad mätning. De organiseras i drivkrafter och teman för att underlätta förståelsen och möjliggöra fördjupad insikt från specifika grupper.
Förutspå och förebygg sjukfrånvaro: Uppskatta din organisations framtida sjukfrånvarorisker baserat på mönstren för hur dina anställda svarar på din Populum-medarbetarundersökning. Du lär dig också vilka mätområden som är viktigast för att förebygga sjukfrånvaro.
Förutspå och förebygg personalomsättning: Lär dig vilka delar av organisationen där medarbetarna löper störst risk att säga upp sig. Du får också veta vilket fokusområde som har störst inverkan när det gäller att förhindra att medarbetare säger upp sig.
Kontext: Utforska hur ditt teams senaste mätningsresultat utvecklats över tid och i jämförelse med andra team i organisationen.
Spridning: Förstå detaljerna i mätningsresultaten, inklusive fördelningen av resultaten och skriftliga feedbacken. Visualisera hur medarbetarupplevelsen är inom de olika delarna av organisationen.
Resultatmatris: Få en tydlig översikt över flera mätningsresultat i en och samma vy. Här identifierar du snabbt styrkor och förbättringsområden.
Ladda ner mätresultaten: Mätresultaten kan snabbt laddas ner i en färdig PowerPoint, utformad i din organisations varumärkesdesign. Perfekt för team-mötet. Om du vill göra en egen analys kan du enkelt ladda ner mätresultaten i Excel-format.
Dashboard
I rapporten finns det dashboard för olika access-nivåer som gör att hela organisationen kan använda mätningsresultaten
Privat dashboard: Varje individ får tillgång till sina egna resultat i en privat dashboard för att jämföra sina svar med sitt team. Med mätningsresultaten har de möjlighet att reflektera och arbeta med sitt självledarskap.
Team dashboard: Visar teamets mätresultat jämfört med deras historiska trend och resten av organisationen. Chefen leder diskussioner med teamet där de analyserar dashboarden för att identifiera områden som kan förbättras.
Ledarnas dashboard: Chefernas chefer har tillgång till en dashboard där deras teams mätningsresultat ingår och där de kan jämföra dem med andra teams resultat.
Superanvändarens dashboard: Superanvändaren har fullständig åtkomst och kan granska hela organisationens resultat, med undantag för individens privata dashboard, som endast är synlig för den enskilda individen själv.
INKLUDERA
Medarbetarundersökningsresultat måste vara tillgängliga för alla
Det är viktigt att ge alla medarbetare tillgång till mätningsresultaten. På så sätt kan alla ta del av resultaten och reflektera över dem för att engagera sig och aktivt bidra till förändringsarbetet. En förbättringsprocess är endast effektiv om den upplevs som värdefull av alla involverade.
FÖRKLARA
Hur presenterar man resultaten från medarbetarundersökning på möten
Med Populums analysverktyg kan chefer använda en automatiskt genererad PowerPoint-presentation under teamdialoger för att sammanfatta de aktuella mätningsresultaten. Dessa presentationer fungerar även som underlag för diskussionen. Seniora ledare kan också använda en liknande PowerPoint-presentation för att diskutera resultaten med sina team av chefer.
Ett annat sätt att presentera resultaten är att använda en AI-genererad sammanfattning med rekommendationer och åtgärdsförslag. Sammanfattningen kan anpassas efter flera olika användningsområden, inkluderat text lämplig för en årsrapport, ett ledningsmöte eller ett internt nyhetsbrev.
AGERA
Vad man ska göra med resultatet från medarbetarundersökningarna
Målet med att undersöka medarbetarnas upplevelser och engagemangsnivå är att identifiera och lösa problem, samt dra lärdom från och upprätthålla det som fungerar bra. För att uppnå detta är det avgörande att agera på mätningsresultaten.
Insikterna och rekommendationerna som genereras från medarbetarundersökningarna fungerar som vägledning och utgör en grund för utveckling av åtgärdsplaner och uppföljning. Chefer måste aktivt involvera teammedlemmarna i genomförandet av åtgärderna. En inkluderande ledarstil är nyckeln för att få människor att omfamna förändringar och säkerställa att de implementeras framgångsrikt.
Hur genomför man en medarbetarundersökning?
Vilka är bra frågor i en medarbetarundersökning?
Regelbundna undersökningsfrågor bör vara utformade så att medarbetarna får chansen att ge en ärlig återkoppling. De bör också ta upp ämnen som medarbetarna faktiskt kan påverka. Viktiga ämnen som är mer långsiktiga bör läggas till som extrafrågor och ställas mindre frekvent.
Att förstå medarbetarnas och ledarnas upplevelser är avgörande för organisationen. Dessa upplevelser återspeglar deras sanningar och vägleder deras beslut och handlingar baserat på deras uppfattningar om verkligheten.
Populum rekommenderar att man ställer frågor om de nio områden som neurovetenskapen har bekräftat är mest betydelsefulla för individens välbefinnande och prestation. Dessa är:
Tydlighet: I vårt team är arbetsplaneringen framöver tydlig.
Utveckling: Jag har de ansvarsområden och utmaningar jag behöver för att utvecklas.
Entusiasm: Just nu trivs jag bra med jobbet.
Uppskattning: Jag känner mig sedd och uppskattad när jag gör ett bra jobb.
Värde: Vi lägger vår tid på rätt saker.
Balans: Det finns tillräckligt med tid för att utföra de uppgifter som förväntas av mig.
Inkludering: Jag känner gemenskap på jobbet.
Effektivitet: Jag har de verktyg och stöd jag behöver för att kunna göra ett bra jobb.
Autonomi: Jag har tillräckligt mandat för att kunna jobba effektivt.
Autonomi: Jag har tillräckligt mandat för att kunna jobba effektivt.
Effektivitet: Jag har de verktyg och stöd jag behöver för att kunna göra ett bra jobb.
Inkludering: Jag känner gemenskap på jobbet.
Entusiasm: Just nu trivs jag bra med jobbet.
Uppskattning: Jag känner mig sedd och uppskattad när jag gör ett bra jobb.
Värde: Vi lägger vår tid på rätt saker.
Tydlighet: I vårt team är arbetsplaneringen framöver tydlig.
Utveckling: Jag har de ansvarsområden och utmaningar jag behöver för att utvecklas.
Balans: Det finns tillräckligt med tid för att utföra de uppgifter som förväntas av mig.
Hur många frågor bör en medarbetarundersökning innehålla
En modern medarbetarundersökning mäter några få frågor regelbundet, vilket gör det enkelt för medarbetarna att svara. Med robusta analysverktyg är nio frågor tillräckligt för att få de nödvändiga insikterna.
När det finns ett behov av att förstå ett område mer ingående, till exempel för att hantera en specifik fråga, kan det enkelt läggas till i komplement till den regelbundna undersökningen.
Hur ofta bör medarbetarundersökningar genomföras
De flesta av Populums kunder mäter varje månad eftersom det ger en aktuell förståelse för medarbetarupplevelsen samtidigt som det finns tillräckligt med tid att hantera problem och lära sig av det som fungerar bra. En huvudregel är att endast genomföra undersökningar så ofta som det är möjligt att följa upp och agera på resultaten.
Varför medarbetarundersökningar måste vara konfidentiella
För att förstå den verkliga medarbetarupplevelsen krävs det att alla känner sig trygga med att dela sin autentiska feedback och inte en förvrängd version för att tillfredsställa datainsamlingen. Det mest effektiva sättet att åstadkomma detta är genom att säkerställa att undersökningarna är konfidentiella. På Populum gör vi aldrig avkall på individens konfidentialitet.
Vad är en bra svarsfrekvens för en medarbetarundersökning?
Populum rekommenderar att stora organisationer strävar efter en deltagarnivå på åtminstone 70%. Det ger en tillräckligt noggrann representation av den aktuella medarbetarupplevelsen.
Hur ökar man svarsfrekvensen i en medarbetarundersökning?
Det finns flera sätt att öka svarsfrekvensen, här presenteras de mest effektiva:
Agera på resultaten: Ett av de främsta sätten att öka deltagandet i medarbetarundersökningen är att agera på mätningsresultaten efter att varje undersökning har avslutats.
Utveckla en mentalitet med kontinuerlig förbättring: Att integrera mätningsresultaten i pågående teamdiskussioner där kontinuerliga förbättringar är i fokus, sätter förväntningarna att medarbetarna är en del av att skapa en bättre framtid för sig själva och organisationen.
Kommunicera undersökningens betydelse och dess anonymitet: Om era chefer anser att medarbetarundersökningen är viktig, kommer även resten av teamen att göra det. Se till att din ledare delar detta med det interna teamet genom en video- eller skriftlig kommunikation. Vid behov kan du också organisera frågestunder där medarbetarna kan ta upp sina frågor och bekymmer.
Säkerställ tillgänglighet: Skicka undersökningen under kontorstid och ge tillräckligt med tid för alla att svara, men låt inte undersökningen vara öppen längre än nödvändigt. Låt medarbetarna svara genom de medel som är tillgängliga för dem, vare sig det är genom SMS, e-post, QR-koder, en länk på intranätet eller en kiosk-lösning.
Minimera språkbarriärer: Använd ett digitalt undersökningsverktyg som låter alla svara på det språk de känner sig mest bekväma med när de uttrycker sina tankar.