ERKLÄRUNG
KI in HR
Was ist KI in HR?
KI im Personalwesen bezieht sich auf den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) im Personalwesen, um das Arbeitsumfeld zu verbessern, die Produktivität und Effizienz zu steigern und Abläufe zu rationalisieren. Die KI-Technologie umfasst maschinelles Lernen (ML), natürliche Sprachverarbeitung (NLP), prädiktive Analysen, große Sprachmodelle (LLM, z. B. Generative Pre-trained Transformers (GPT)) und mehr. Einige Endmodelle werden durch die Kombination von zwei oder mehr Modellen in Schichten erstellt.
Häufige Anwendungsbereiche sind Mitarbeitererfahrung, Mitarbeiterengagement, Kulturentwicklung, Entscheidungsfindung, Wandel und Transformation, Rekrutierung, Mitarbeiterbindung, Lernen und Entwicklung, People Analytics, Wohlbefinden der Mitarbeiter, Vielfalt und Inklusion, Onboarding, Verwaltung und Leistungsmanagement.
Der Bereich der KI im Personalwesen entwickelt sich mit dem zunehmenden Zugang zu neuen Technologien und der Einführung von KI rasch weiter. Angesichts der weitreichenden Möglichkeiten von KI hat das Europäische Parlament im März 2024 den EU AI Act verabschiedet, um „bessere Bedingungen für die Entwicklung und Nutzung dieser innovativen Technologie zu gewährleisten.“
KI im Personalwesen ist ein weites Feld, und wir werden das Konzept speziell in Bezug auf Mitarbeiterbefragungen erläutern.
Wie sich AI bei Mitarbeiterbefragungen auf HR auswirkt
KI im HR soll menschliche oder organisatorische Herausforderungen lösen und die Erreichung strategischer Ziele fördern. Ob es um die Steigerung der Produktivität, die Aufdeckung von Erkenntnissen oder die Bereitstellung von Handlungsempfehlungen geht, KI in Mitarbeiterbefragungen kann einen großen Mehrwert bieten.
Die Analyse und die Erkenntnisse, die KI in einer modernen Mitarbeiterbefragung generiert, ermöglichen es der Personalabteilung, sich von der traditionellen Verwaltungsarbeit zu lösen und die Erfahrungen der Mitarbeiter und den allgemeinen Personalstatus des Unternehmens zu verstehen. Mithilfe Ihrer Mitarbeiterbefragung liefert KI eine automatische Zusammenfassung der Personalseite des Unternehmens, zeigt relevante Erkenntnisse auf, prognostiziert zukünftige Ergebnisse auf der Grundlage vergangener Muster und gibt Verbesserungsempfehlungen.
Anstatt traditionell ohne KI zu arbeiten, kann die Personalabteilung ihre Aufmerksamkeit auf die Umsetzung der Messergebnisse richten. Der Schwerpunkt verlagert sich darauf, sicherzustellen, dass die organisatorischen Rahmenbedingungen und Grundlagen die Mitarbeiter zur Leistung befähigen, die Führungskräfte bei der Führung unterstützen und den Mitarbeitern helfen, intelligenter zu arbeiten. Nicht nur die Personalabteilung, sondern auch Führungskräfte, Manager und Mitarbeiter können produktiver und effizienter arbeiten und sich auf komplexere Aufgaben und strategische Arbeit konzentrieren.
„Wenn wir heute ein höheres Engagement sehen, antworten mehr Menschen auf die Umfrage, und die Messergebnisse steigen. Dies ist auf einer Zummenarbeit zurückzuführen, die nicht nur in der Verantwortung des Managers liegt, sondern das Ergebnis einer aktiven Belegschaft ist.”
Anders Westerholm
Personalleiter bei Ambea
Wie Sie KI in HR durch Ihre Mitarbeiterbefragung nutzen können
Bei Mitarbeiterbefragungen kann KI in der Personalabteilung mehrere Bereiche beeinflussen, zum Beispiel:
Mitarbeitererfahrung: Mithilfe von KI können Sie die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter in Bezug auf ihre Arbeit, ihre berufliche Entwicklung, ihr Arbeitsumfeld und den gesamten Lebenszyklus der Mitarbeiter verstehen. Mit einem integrativen Mitarbeiterbefragungsprozess können Ihre Mitarbeiter ihre Erfahrungen mitentwickeln, was die positiven Auswirkungen erhöht.
Mitarbeiterengagement: KI hilft den Mitarbeitern, sich an den richtigen Gesprächen zu beteiligen, indem sie aufzeigt, was geändert werden muss und was gut funktioniert. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter um ihr Feedback bitten, fühlen sie sich angehört und sind eher bereit, ihr Arbeitsengagement zu steigern.
Wohlbefinden der Mitarbeiter: Der Schlüssel zum Aufbau eines Umfelds, das das Wohlbefinden fördert, liegt in der Veränderung der Faktoren, die dies verhindern. KI bietet nicht nur Einblicke in den aktuellen Zustand des Wohlbefindens und die Verhaltensmuster der Mitarbeiter, sondern ermöglicht auch die Vorhersage von Krankheitsausfällen und gibt Empfehlungen, wie diese verhindert werden können.
Sicherheit am Arbeitsplatz: Eine Mitarbeiterbefragung wird gerne genutzt, um Mitarbeiter auf die Sicherheit am Arbeitsplatz zu fokussieren und Probleme in diesem Bereich aufzudecken. KI hilft dabei, Erkenntnisse zu gewinnen, die sonst nur schwer zu finden wären.
Entscheidungsfindung: KI liefert verbesserte Analysen und Einblicke in die menschliche Seite des Unternehmens und deren Trends, wodurch eine genauere Grundlage für die Entscheidungsfindung geschaffen wird.
Organisationskultur: KI in Ihrer Mitarbeiterbefragung gibt Ihnen nicht nur Aufschluss darüber, worauf Sie Ihre Unternehmenskultur aufbauen sollten, sondern hilft Ihnen auch, durch regelmäßige Messungen sicherzustellen, dass sie die von Ihnen beabsichtigte Umsetzung ermöglicht.
Eigenverantwortung: In einem umfassenden Mitarbeiterbefragungsprozess können die Mitarbeiter die Messergebnisse studieren und darüber nachdenken, was sie tun können, um ihre eigene Leistung und die des Teams zu verbessern. KI bietet personalisierte Analysen, Erkenntnisse und Empfehlungen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ein tieferes Verständnis dafür zu erlangen, was sie tun können, um ihre eigenen Messergebnisse und die ihres Teams zu verbessern.
Veränderung und Wandel: Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen mit KI ermöglichen Ihren Mitarbeitern eine kontinuierliche Verbesserungsmentalität. Wenn eine KI-gestützte Mitarbeiterbefragung zur Verfolgung einer Transformationsinitiative eingesetzt wird, wissen Sie, was gut funktioniert und wo Sie Änderungen vornehmen müssen, damit die Initiative aus Sicht der Mitarbeiter erfolgreich ist.
Mitarbeiterbindung: KI hilft Ihnen nicht nur dabei, die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter zu verstehen und herauszufinden, was diese an Ihrer Marke schätzen. Sie können auch die Mitarbeiterfluktuation vorhersagen und auf der Grundlage der Antworten auf Mitarbeiterumfragen Änderungen empfehlen, um die Fluktuation zu verhindern.
Leistungsmanagement: Ein regelmäßiger und offener Feedback-Prozess, bei dem KI Hürden aufdeckt und Empfehlungen ausspricht, baut auf einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung auf. Der Vorgesetzte und der Mitarbeiter können ein kontinuierliches Fortschrittsgespräch führen, entweder im Gegensatz zum traditionellen jährlichen Leistungsgespräch oder als Ergänzung dazu.
Lernen und Entwicklung: Die Messung der Entwicklung rückt den Mitarbeiter, die Führungskraft und das Unternehmen in den Mittelpunkt. KI in Ihrer Mitarbeiterbefragung deckt auf, was gut funktioniert und was Ihre Mitarbeiter an der Entwicklung hindern könnte.
Mitarbeiter-Analysen: Das Verständnis der Mitarbeitererfahrungen in den wichtigsten Bereichen Ihres Unternehmens erweitert Ihre Personalanalyse um eine weitere Ebene. Mitarbeiterbefragungen lassen sich leicht in die Personalstammdaten integrieren und zeichnen mit Hilfe von KI ein viel klareres und detaillierteres Bild der Personalseite des Unternehmens. KI liefert relevante Erkenntnisse darüber, was gut funktioniert und was der Leistung im Wege stehen könnte, fasst den aktuellen Status zusammen und gibt Verbesserungsempfehlungen auf individueller, Team-, Führungs- und Organisationsebene.
Diversität und Integration: Wenn Sie alle Mitarbeiter um vertrauliches Feedback zu ihren Erfahrungen mit der Integration bitten, analysiert KI die Ergebnisse und liefert Erkenntnisse darüber, wie Sie das Arbeitsumfeld am besten verbessern können.
Einarbeitung: In Onboarding-Umfragen deckt KI auf, wie Ihre neuen Mitarbeiter ihre Arbeit erleben, wie sie sich einarbeiten, welche ersten Herausforderungen sie zu bewältigen haben und was sie brauchen, um produktiver zu sein und in ihrer Rolle besser und schneller zu funktionieren.
Verwaltung: KI in Ihrer Mitarbeiterbefragung nimmt Ihnen viel Verwaltungsarbeit ab, z. B. die Zusammenfassung von Freitextkommentaren, die Analyse der Umfrageantworten, die Bereitstellung empfohlener Maßnahmen und die Wahrung der Vertraulichkeit.
Beispiele für AI in HR
Klare Datenvisualisierung und hochwertige KI-Modelle ermöglichen es Ihnen, das große Ganze zu verstehen und die Details zu untersuchen, wie Ihre Mitarbeiter ihre Arbeit und ihr Arbeitsumfeld wahrnehmen. Sie erhalten eine aggregierte team- oder segmentbasierte Ansicht und können nie die Informationen jedes Einzelnen sehen.
Mit den rasanten Fortschritten der KI entwickeln sich ständig neue Anwendungsbereiche. Heute gibt es mehrere Arten von KI-Anwendungen, zum Beispiel in einer Mitarbeiterbefragung:
Analyse von Freitextkommentaren
Bei den meisten quantitativen Fragen in Populum werden die Benutzer aufgefordert, Verbesserungsvorschläge in Form von Freitextkommentaren einzutragen. Die manuelle Analyse dieser Kommentare würde viel Zeit in Anspruch nehmen und ist in großen Organisationen keine Option. Populum Comment Analytics ist ein KI-Modell, das Freitextkommentare automatisch analysiert und sie nach Themen und Fragestellungen ordnet. Bei dem KI-Modell handelt es sich um ein Large Language Model (LLM) mit zusätzlichen Ebenen der natürlichen Sprachverarbeitung (NLP), die es ihm ermöglichen, die Stimmung der Kommentare zu erkennen, in jeder Sprache verfasste Kommentare zu analysieren und Schlüsselwörter und Themen zu extrahieren. Sie können nach Zeit sortieren und in verschiedene organisatorische Segmente eintauchen, um z. B. das Feedback Ihrer Neueinstellungen oder Mitarbeiter in einem bestimmten Land oder einer bestimmten Abteilung zu erfahren.
Vorhersage und Prävention von krankheitsbedingten Fehlzeiten
Wenn sich Menschen dem Risiko eines Krankheitsurlaubs nähern, ändert sich oft ihr Feedback in der Mitarbeiterbefragung. Um dies zu erkennen und vorherzusagen, welche Segmente am meisten gefährdet sind und welcher Messbereich den größten Einfluss auf die Prävention von Krankheitsausfällen hat, haben wir ein KI-Modell entwickelt, das dies erkennt. In Zusammenarbeit mit einem großen Unternehmen wurde das Modell entwickelt, trainiert und anhand von tatsächlichen Mitarbeiterbefragungen und Daten zu Krankheitsausfällen getestet. Die endgültige Version dient als Grundlage für die Vorhersage und Prävention von krankheitsbedingten Fehlzeiten. Das KI-Modell verwendet das in jeder neuen Umfrage gesammelte Feedback, kombiniert es mit historischen Daten und aktualisiert den Risikostatus sowie die Messbereiche, die Sie verbessern sollten, um das Risiko eines Krankheitsausfalls in dem betreffenden Segment zu verringern.
Vorhersage und Prävention von Mitarbeiterfluktuation
Ähnlich wie das Modell für krankheitsbedingte Fehlzeiten, das das Risiko von krankheitsbedingten Fehlzeiten vorhersagt, prognostiziert unser KI-Modell für Mitarbeiterfluktuation das Risiko, dass Mitarbeiter kündigen. Dieses KI-Modell wurde anhand von Echtdaten entwickelt, trainiert und getestet. Es ermöglicht Ihnen zu erfahren, welche Segmente am meisten gefährdet sind und welcher Messbereich den größten Einfluss auf die Verhinderung von Fluktuation hat.
Intelligente Zusammenfassung von Kommentaren
Im Populum Freitext-Kommentaranalysemodell können Sie den Status mit Hilfe eines GPT-Modells schnell zusammenfassen. Es verwendet die Messergebnisse in Kombination mit Ihren Personalstammdaten. Sie können anhand der Personalstammdatensegmente filtern, die Sie der Mitarbeiterbefragung zugeordnet haben.
Generative Empfehlungen
Auf der Grundlage der Umfrageergebnisse liefert unser GPT-Modell Empfehlungen, die auf Ihrem aktuellen Personalstatus basieren und es Ihnen ermöglichen, schnell den besten Weg nach vorn zu bestimmen. Sie können die Zusammenfassung in verschiedenen Längen und Tönen erstellen, um sie an die jeweilige Verwendung anzupassen, sei es für eine Teambesprechung, eine Führungsbesprechung, die interne Kommunikation oder einen Abschnitt für den Jahresbericht.
Identifizierung sensibler Kommentare
Ein umfassender und transparenter Prozess der Mitarbeiterbefragung reduziert zwar die Anzahl nicht vertraulicher oder unangemessener Wörter und Kommentare und lenkt den Fokus auf konstruktives Feedback, aber einige können dennoch gefunden werden. Um die Vertraulichkeit aller zu schützen und sicherzustellen, dass die richtige Sprache und der richtige Inhalt verwendet werden, haben wir ein KI-Modell entwickelt, das sensible Wörter erkennt. Das Modell fängt Namen und Inhalte ab, die Schimpfwörter, unangemessene Sprache und einen unangemessenen Tonfall enthalten. Die Kommentare, die diese enthalten, werden ausgeblendet, bis die Personalabteilung sie sortiert und entscheidet, welche in die Messergebnisse aufgenommen werden sollen.
Wie Sie KI im HR mithilfe Ihrer Mitarbeiterbefragung implementieren
Eine moderne Mitarbeiterbefragung und KI sind eine perfekte Kombination. Mit einer Mitarbeiterbefragung, bei der im Laufe der Zeit viele Daten gesammelt werden, können Sie mühelos KI in der Personalabteilung einsetzen, um wertvolle und relevante Erkenntnisse über die menschliche Seite des Unternehmens zu gewinnen. Der Schlüssel liegt darin, die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten und hochwertige KI-Modelle zu verwenden. Wenn die Vertraulichkeit nicht gewährleistet ist, wird das Vertrauen der Mitarbeiter gebrochen, und ihr Feedback ist nicht so authentisch. Ohne hochwertige KI-Modelle werden die Erkenntnisse nicht so relevant sein.
Die Kombination vertraulicher Mitarbeiterumfragedaten mit Personalstammdaten gibt Aufschluss darüber, wie Ihre Mitarbeiter die verschiedenen Bereiche des Unternehmens wahrnehmen, und liefert maßgeschneiderte Verbesserungsvorschläge. Sie können Trends erkennen, erfahren, wie sich Veränderungen im Unternehmen auf die Wahrnehmung der Mitarbeiter auswirken, und den Status sowie aktuelle Themen und Stimmungen verstehen.
Hier finden Sie eine kurze Checkliste für die Implementierung von KI im HR mithilfe Ihrer Mitarbeiterbefragung:
- Ziele festlegen: Entscheiden Sie, wofür Sie Ihre Mitarbeiterbefragung nutzen wollen.
- Legen Sie die Strategie fest, wie Sie Ihre Mitarbeiter einbeziehen wollen: Je mehr Transparenz und Beteiligung Sie bieten, desto mehr Menschen übernehmen Verantwortung und engagieren sich für ihre Arbeit, und KI kann Ihr Unternehmen in größerem Umfang beeinflussen.
- Evaluieren Sie Softwareanbieter: Informieren Sie sich darüber, was die verschiedenen Tools zur Mitarbeiterbefragung leisten können und was nicht. Denken Sie daran, dass eine Integration mit Ihrem HR-System den laufenden Datentransfer schneller und reibungsloser macht. Stellen Sie sicher, dass der Umfrageanbieter die Daten vertraulich behandelt.
- Pilotbetrieb: Führen Sie einen ersten Testlauf mit einer ausgewählten Gruppe durch, holen Sie deren Feedback ein und passen Sie es bei Bedarf an.
- Schulung der Superuser: Oft verwaltet die Personalabteilung die Mitarbeiterbefragung, und die Supernutzer müssen das Tool erlernen, um anderen zu helfen.
- Intern kommunizieren: Vergewissern Sie sich, dass Sie kommunizieren, wie die Mitarbeiterbefragung funktioniert, welchen Zweck sie hat und was von allen erwartet wird. Weisen Sie auf die Vorteile für jeden Mitarbeiter hin und erklären Sie die Vertraulichkeit. Erläutern Sie die Erwartungen der Führungskräfte und wie sie auf die Messergebnisse reagieren werden.
- Überwachen und anpassen: Führen Sie die Mitarbeiterbefragung durch und erfahren Sie, wie Sie bei Bedarf Änderungen vornehmen können, um eine hohe Rücklaufquote zu gewährleisten und die Nutzung von KI für die Umsetzung der Messergebnisse zu erleichtern.
Vor- und Nachteile von KI in HR
Es ist wichtig, die Vor- und Nachteile des Einsatzes von KI in der Personalabteilung zu kennen. Bei der Entscheidung, ob KI in der Personalabteilung eingesetzt werden soll, und bei der Auswahl der Mitarbeiterbefragung sind mehrere Dinge zu berücksichtigen, von denen die wichtigsten sind:
Voreteile
Verbesserte Datenanalyse und Vorhersagen: KI kann eine Vielzahl von Daten analysieren, und Ihre Mitarbeiterumfrage ist eine perfekte Quelle. KI kann nicht nur Muster und Einblicke in Ihre aktuellen Mitarbeitererfahrungen aufdecken, sondern, wenn sie richtig trainiert ist, kann KI auf der Grundlage historischer Daten erwartete zukünftige Muster liefern.
Analyse in Echtzeit: Mit der Echtzeitanalyse kann die Personalabteilung die aktuelle Situation verstehen und sofort handeln.
Beseitigung menschlicher Voreingenommenheit: Wenn KI-Modelle mit echten, hochwertigen Daten trainiert werden, analysieren sie neue Daten auf der Grundlage eines objektiveren Verständnisses, als es ein Mensch tun kann. Menschen bringen immer ein gewisses Maß an unbewusster Voreingenommenheit mit, da jeder die Realität auf der Grundlage seines Verständnisses von ihr betrachtet, das weitgehend von seinen Erfahrungen geprägt ist.
Personalisierte Einblicke: KI kann Einzelpersonen, Teams, der Personalabteilung, Managern und leitenden Angestellten personalisierte Einblicke und Empfehlungen liefern, ohne die Vertraulichkeit zu gefährden
Zeit- und Kosteneffizienz: KI in Ihrer Mitarbeiterbefragung ermöglicht eine automatische und sofortige Analyse, ohne dass die Personalabteilung Verwaltungszeit aufwenden oder die Messergebnisse analysieren muss.
Nachteile
Wenn es minderwertige Modelle gibt: Wenn eine KI mit schlechten Daten trainiert wird, ist das Ergebnis ein minderwertiges KI-Modell. Es ist wichtig, den richtigen Umfrageanbieter zu wählen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten mit den hochwertigsten KI-Modellen des Marktes analysiert werden.
Software-Anbieter, die sich nicht kümmern:
Einige unverantwortliche Softwareanbieter kümmern sich nicht um Ihre Sicherheits-, Ethik- oder Datenschutzbelange. Die Wahl des richtigen Partners ist entscheidend. Bei Populum haben Ihre Daten und die Datensicherheit höchste Priorität, und wir gehen bei vertraulichen Informationen keine Kompromisse ein.
Wenn es an Vertraulichkeit mangelt: Während KI-Modelle individuelle IDs benötigen, um personalisierte Erkenntnisse und Empfehlungen zu liefern, muss der Umfrageanbieter die Sicherheit der IDs gewährleisten. Ohne die richtige Einrichtung der Vertraulichkeit sind Vertrauen und Authentizität gefährdet, und die Daten spiegeln die Realität der Mitarbeiter nicht so genau wider.