AI-verktyg för HR
- Vad är AI-verktyg för HR?
- Hur AI påverkar HR när det används i medarbetarundersökningar
- Så här använder du AI-verktyg för HR i din medarbetarundersökning
- Exempel på AI-verktyg för HR
- Hur du implementerar AI-verktyg för HR med hjälp av din medarbetarundersökning
- För- och nackdelar med AI-verktyg för HR
Vad är AI-verktyg för HR?
AI-verktyg HR avser användningen av artificiell intelligens (AI) inom HR för att förbättra upplevelsen på arbetsplatsen, öka produktiviteten och effektiviteten samt effektivisera verksamheten. AI-tekniken omfattar maskininlärning (ML), bearbetning av naturligt språk (NLP), prediktiv analys, stora språkmodeller (LLM, till exempel Generative Pre-trained Transformers (GPT)) med mera. Vissa slutmodeller byggs genom att kombinera två eller flera modeller i lager.
Vanliga tillämpningsområden är medarbetarupplevelse, medarbetarengagemang, kulturutveckling, beslutsfattande, förändring och omvandling, rekrytering, behålla personal, lärande och utveckling, personalanalys, medarbetarnas välbefinnande, mångfald och inkludering, onboarding, administration och prestationshantering.
Området AI-verktyg för HR utvecklas snabbt i takt med att tillgången till ny teknik och användningen av AI ökar. Med tanke på AI:s breda möjligheter antog Europaparlamentet EU:s AI-akt i mars 2024 för att ”säkerställa bättre förutsättningar för utveckling och användning av denna innovativa teknik”.
AI-verktyg för HR är ett brett begrepp, och vi kommer att förklara konceptet specifikt i relation till medarbetarundersökningar.
Hur AI påverkar HR när det används i medarbetarundersökningar
AI-verktyg för HR ska lösa utmaningar för människor eller organisationer och främja arbetet med att uppnå strategiska mål. Oavsett om det handlar om att öka produktiviteten, avslöja insikter eller tillhandahålla rekommenderade åtgärder kan AI i medarbetarundersökningar tillföra mycket värde.
Den analys och de insikter som AI genererar i en modern medarbetarundersökning gör det möjligt för HR att frigöra sig från det traditionella administrativa arbetet med att förstå medarbetarnas upplevelse och organisationens övergripande personalstatus. Med hjälp av din medarbetarundersökning ger AI dig en automatisk sammanfattning av organisationens personalsida, tar fram relevanta insikter, förutspår framtida resultat baserat på tidigare mönster och ger rekommendationer om förbättringar.
Istället för att arbeta traditionellt utan AI kan HR lägga fokus på att agera på mätresultaten. Fokus flyttas till att säkerställa att de organisatoriska ramarna och grunderna gör det möjligt för människor att prestera, att hjälpa ledare att leda och att stödja medarbetarna att arbeta smartare. Inte bara HR utan även ledare, chefer och medarbetare kan arbeta mer produktivt och effektivt och fokusera på mer komplexa uppgifter och strategiskt arbete.
”Där vi ser att fler faktiskt svarar på Teambarometern, där ser vi också att resultaten ökar. Och då är det en gemensam ansats som inte bara är chefens utan som är ett resultat av ett aktivt medarbetarskap.”
Anders Westerholm
HR-direktör, Ambea
Så här använder du AI-verktyg för HR i din medarbetarundersökning
I medarbetarundersökningar kan AI-verktyg för HR användas inom flera områden, t.ex:
Medarbetarupplevelse: Med hjälp av AI kan du förstå dina medarbetares upplevelser av sitt arbete, sin karriärutveckling, sin arbetsmiljö och hela medarbetarlivscykeln. Med en inkluderande process för medarbetarundersökningar kan dina medarbetare vara med och utveckla sina upplevelser, vilket ökar den positiva effekten.
Medarbetarengagemang: AI hjälper medarbetarna att engagera sig i rätt konversationer, lyfta fram vad som behöver förändras och visa vad som fungerar bra. När du ber medarbetarna om feedback känner de sig lyssnade på och det är mer sannolikt att de ökar sitt engagemang i arbetet.
Medarbetarnas välbefinnande: En nyckel till att bygga en miljö som främjar välbefinnande är att förändra det som förhindrar det. AI ger inte bara insikter om medarbetarnas nuvarande välbefinnande och beteendemönster, utan gör det också möjligt att förutse sjukfrånvaro och rekommendera hur den kan förebyggas.
Säkerhet på arbetsplatsen: En medarbetarundersökning används med fördel för att fokusera medarbetarna på säkerheten på arbetsplatsen och upptäcka problem kring den. AI hjälper till att ta fram insikter som annars kan vara svåra att hitta.
Beslutsfattande: AI ger bättre analys och insikter om organisationens medarbetare och deras trender, vilket ger ett mer korrekt underlag för beslutsfattande.
Organisationskultur: AI i din medarbetarundersökning ger dig inte bara information om vad du ska bygga din organisationskultur på, utan när du mäter den regelbundet hjälper AI dig att säkerställa att den fungerar som den möjliggörare för implementering som du vill att den ska vara.
Självledarskap: I en inkluderande process för medarbetarundersökningar kan medarbetarna studera mätresultaten och reflektera över vad de kan göra för att förbättra sina egna och teamets prestationer. AI tillhandahåller personliga analyser, insikter och rekommendationer som gör det möjligt för medarbetarna att få en djupare förståelse för vad de kan göra för att förbättra sina egna och teamets mätresultat.
Förändring och omvandling: Regelbundna medarbetarundersökningar med AI gör det möjligt för dina medarbetare att anta ett tankesätt som bygger på ständiga förbättringar. När en AI-driven medarbetarundersökning används för att följa upp ett förändringsinitiativ vet du vad som fungerar bra och var du ska göra förändringar längs vägen för att initiativet ska bli framgångsrikt ur ett medarbetarperspektiv.
Behålla medarbetare: AI hjälper dig inte bara att förstå medarbetarupplevelsen och vad människor föredrar med ditt varumärke. Det låter dig också förutse personalomsättning och rekommendera förändringar för att förhindra att personalomsättningen inträffar baserat på svaren i medarbetarundersökningen.
Prestationshantering: En regelbunden och öppen feedbackprocess med AI som upptäcker hinder och ger rekommendationer bygger på en kultur av ständiga förbättringar. Chefen och medarbetaren kan ha ett kontinuerligt samtal om framsteg, antingen som en motsats till eller som ett komplement till det traditionella årliga utvecklingssamtalet.
Lärande och utveckling: Att mäta utveckling sätter fokus på medarbetaren, ledaren och organisationen. AI i din medarbetarundersökning avslöjar vad som fungerar bra och vad som kan hindra dina medarbetare från att utvecklas.
Medarbetaranalys: Att förstå medarbetarnas upplevelse av organisationens viktigaste fokusområden lägger ytterligare ett lager till din medarbetaranalys. Medarbetarundersökningar kan enkelt integreras med HR-masterdata och med hjälp av AI ge en mycket tydligare och mer djupgående bild av organisationens medarbetarsida. AI lyfter fram relevanta insikter om vad som fungerar bra och vad som kan vara i vägen för prestationen, sammanfattar den aktuella statusen och ger rekommendationer om förbättringar på individ-, team-, ledar- och organisationsnivå.
Mångfald och inkludering: När du ber alla om konfidentiell feedback på hur de upplever inkludering analyserar AI och ger insikter om hur du bäst kan förbättra arbetsmiljön.
Onboarding: I onboarding-undersökningar avslöjar AI hur dina nyanställda upplever sitt arbete, introduktioner, tidiga utmaningar och vad de behöver för att bli mer produktiva och prestera bättre och tidigare i sin roll.
Administration: Med AI i din medarbetarundersökning kan du ta bort en hel del administrativt arbete, som att sammanfatta fritextkommentarer, analysera enkätsvaren, ge rekommenderade åtgärder och bevara konfidentialiteten.
Exempel på AI-verktyg för HR
Tydlig datavisualisering och AI-modeller av hög kvalitet gör det möjligt för dig att förstå helheten och undersöka detaljerna i hur dina medarbetare uppfattar sitt arbete och sin arbetsmiljö. Du får en aggregerad team- eller segmenteringsbaserad vy och kan aldrig se varje enskild individs information.
I takt med att AI utvecklas snabbt tillkommer ständigt nya tillämpningsområden. Idag finns det flera olika typer av AI-tillämpningar i exempelvis en medarbetarundersökning:
Analys av fritextkommentarer
I Populum uppmuntrar de flesta kvantitativa frågor användaren att föreslå förbättringar genom att skriva fritextkommentarer. Att analysera dem manuellt skulle ta lång tid och är inte ett alternativ i stora organisationer. Populum Comment Analytics är en AI-modell som automatiskt analyserar fritextkommentarer och organiserar dem i teman och ämnen. AI-modellen är en Large Language Model (LLM) med ytterligare lager av Natural Language Processing (NLP), vilket gör att den kan känna igen kommentarernas känslor, analysera kommentarer skrivna på vilket språk som helst och extrahera nyckelord och ämnesidentifiering. Du kan sortera baserat på tid och dyka in i olika organisationssegment för att till exempel få feedback från nyanställda eller anställda i ett visst land eller på en viss avdelning.
Förutsägelse och förebyggande av sjukfrånvaro
När människor närmar sig risken att bli sjukskrivna förändras ofta deras feedback i medarbetarundersökningen. För att fånga upp detta och förutse vilka segment som löper störst risk och vilket mätområde som har störst inverkan på att förebygga sjukfrånvaro har vi byggt en AI-modell som upptäcker detta. I samarbete med en stor organisation byggdes, tränades och testades modellen med hjälp av faktiska medarbetarundersökningar och sjukfrånvarodata. Den slutliga versionen används som grund för att förutse och förebygga sjukfrånvaro. AI-modellen använder den feedback som samlas in i varje ny undersökning, kombinerar den med historiska data och uppdaterar riskstatusen och vilket mätområde du bör förbättra för att minska risken för att segmentet blir sjukskrivet.
Förutsägelse och förebyggande av personalomsättning
Likt sjukskrivningsmodellen, som förutser personer som riskerar att bli sjukskrivna, förutser vår AI-modell för personalomsättning riskerna för att medarbetare säger upp sig. Denna AI-modell har byggts, utbildats och testats med hjälp av faktiska data. Den gör det möjligt för dig att lära dig vilka segment som är mest utsatta och vilket mätområde som har störst inverkan på att förhindra personalomsättning.
Intelligent sammanfattning av kommentarer
I analysmodellen Populum för fritextkommentarer kan du snabbt sammanfatta statusen med hjälp av en GPT-modell. Den använder mätresultaten i kombination med dina HR-masterdata. Du kan filtrera baserat på de HR-masterdatasegment som du har mappat till medarbetarundersökningen.
Generativa rekommendationer
Baserat på mätresultaten från undersökningen ger vår GPT-modell rekommendationer utifrån din nuvarande personalstatus, så att du snabbt kan avgöra den bästa vägen framåt. Du kan välja att generera sammanfattningen i olika längder och tonlägen för att anpassa den till användningsområdet, oavsett om det är i en gruppdiskussion, ett ledarskapsmöte, internkommunikation eller ett avsnitt i årsredovisningen.
Identifiering av känsliga kommentarer
Även om en inkluderande och transparent process för medarbetarundersökningar minskar antalet icke-konfidentiella eller olämpliga ord och kommentarer och fokuserar på konstruktiv feedback, kan det ändå förekomma sådana. För att skydda allas konfidentialitet och se till att rätt språk och innehåll används har vi byggt en AI-modell som upptäcker känsliga ord. Modellen fångar upp namn och innehåll som innehåller svordomar och olämpligt språk och ton. De kommentarer som innehåller dessa döljs tills HR går igenom dem och beslutar vilka som ska inkluderas i mätresultaten.
Så implementerar du AI-verktyg för HR med hjälp av din medarbetarundersökning
En modern medarbetarundersökning och AI är en perfekt match. Med massor av data som samlas in över tid kan du med en medarbetarundersökning enkelt använda AI-verktyg för HR för att få värdefulla och relevanta insikter om organisationens människosida. Nyckeln är att säkerställa individens konfidentialitet och använda AI-modeller av hög kvalitet. Om du inte säkerställer konfidentialitet kommer du att bryta medarbetarnas förtroende och deras feedback kommer inte att vara lika autentisk. Utan AI-modeller av hög kvalitet blir insikterna inte lika relevanta.
Genom att kombinera konfidentiella data från medarbetarundersökningar med HR-masterdata får du insikter om hur dina medarbetare uppfattar olika delar av organisationen och kan ge skräddarsydda rekommendationer om förbättringar. Du kan se trender, lära dig hur förändringar i organisationen påverkar människors uppfattningar och förstå status och aktuella teman och känslor.
- Definiera mål: Bestäm dig för vad du vill använda din medarbetarundersökning till.
- Lägg upp en strategi för hur du vill involvera dina medarbetare: Ju mer transparens och engagemang du erbjuder, desto fler människor tar ansvar och engagerar sig i sitt arbete, och AI kan påverka din organisation i större skala.
- Utvärdera programvaruleverantörer: Lär dig vad olika verktyg för medarbetarundersökningar kan göra och vad de inte kan. Kom ihåg att en integration med ditt HR-system gör den löpande dataöverföringen snabbare och smidigare. Säkerställ att undersökningsleverantören hanterar data konfidentiellt.
- Kör en pilot: Gör en första testkörning på en utvald grupp, få deras feedback och justera efter behov.
- Utbilda superanvändare: Ofta är det HR som hanterar medarbetarundersökningen, och superanvändarna måste lära sig verktyget för att kunna hjälpa andra.
- Kommunicera internt: Se till att du kommunicerar hur medarbetarundersökningen kommer att fungera, dess syfte och vad som förväntas av var och en. Lyft fram de fördelar som varje medarbetare kommer att ha av den och förklara sekretessen. Förklara chefernas förväntningar och hur de kommer att agera utifrån mätresultaten.
- Övervaka och justera: Kör medarbetarundersökningen och lär dig hur du kan göra ändringar efter behov för att säkerställa en hög svarsfrekvens och göra det enkelt att utnyttja AI för att agera på mätresultaten.
För- och nackdelar med AI-verktyg för HR
Det är viktigt att känna till för- och nackdelarna med att använda AI-verktyg för HR. Det finns flera saker att ta hänsyn till när man utvärderar om man ska använda AI-verktyg för HR och när man väljer medarbetarundersökning, varav de viktigaste är:
Pros
Förbättrad dataanalys och förutsägelser: AI kan analysera mycket data, och din medarbetarundersökning är en perfekt källa. AI kan inte bara upptäcka mönster och insikter i medarbetarnas nuvarande upplevelse, utan när AI tränas på rätt sätt kan den även ge förväntade framtida mönster baserat på historiska data.
Analys i realtid: Med realtidsanalys kan HR-avdelningen förstå den aktuella situationen och agera snabbt.
Ta bort mänsklig partiskhet: När AI-modeller tränas med riktiga kvalitetsdata analyserar de nya data utifrån en mer objektiv förståelse än vad en människa kan göra. Människor har alltid en viss nivå av omedveten partiskhet eftersom alla ser verkligheten utifrån sin egen förståelse av den, som till stor del formas av deras erfarenhet.
Personanpassade insikter: AI kan leverera personliga insikter och rekommendationer till individer, team, HR, chefer och högre ledare utan att kompromissa med sekretessen.
Tids- och kostnadseffektivitet: AI i din medarbetarundersökning ger automatisk och omedelbar analys utan att HR behöver lägga ner administrativ tid eller analysera mätresultaten.
Cons
När AI-modellerna är av låg kvalitet: När en AI tränas med dåliga data blir resultatet en AI-modell av låg kvalitet. Det är viktigt att välja rätt undersökningsleverantör för att säkerställa att dina data analyseras med hjälp av marknadens mest högkvalitativa AI-modeller.
Leverantörer som inte bryr sig: Vissa oansvariga programvaruleverantörer kanske inte bryr sig om dina säkerhets-, etiska eller integritetshänsyn. Det är viktigt att välja rätt partner.
When there is a lack of confidentiality: While AI models need individual IDs to provide personalized insights and recommendations, the survey provider must ensure the security of the IDs. Without the proper set-up for confidentiality, trust and authenticity are compromised, and the data will not reflect employees’ reality as closely.